Сложности отношений «арендатор-арендодатель» в индустриальной недвижимости: кто это починит?

Александр Косачев Product owner Okdesk.PMA

Индустриальная недвижимость — это сложный механизм, где взаимодействие арендаторов и арендодателей играет ключевую роль в обеспечении бесперебойной работы объектов. Однако, несмотря на взаимную заинтересованность сторон в эффективном использовании площадей, отношения между ними часто сопровождаются трудностями, особенно в вопросах ремонта и обслуживания.

Например, коммуникация стала сложнее. Если ранее хватало взаимодействия «есть помещение — бережно эксплуатируйте и ведите надлежащую хозяйственную деятельность», то со временем эти взаимодействия сдвинулись в сторону формата «all in one». В таком варианте эксплуатацией, в том числе обслуживанием инфраструктурных и инженерных систем, занимается управляющая компания. При этом увеличивается количество участников процессов обслуживания, от которых зависят сроки и результат проводимых работ.

Решением проблем во взаимоотношениях «арендатор-арендодатель» могут стать цифровые технологии, в частности личные кабинеты арендатора и арендодателя. Они позволяют оставить в прошлом бумажные заявки, ускорить процессы и сделать их максимально прозрачными.

Текущие сложности взаимодействия

Традиционно взаимодействие между арендатором и арендодателем строится на бумажной основе. Арендатор, обнаружив неисправность в системе отопления, водоснабжения или электроснабжения, заполняет бумажную заявку на ремонт, которая передается арендодателю. Этот процесс кажется простым, но на практике сопряжен с рядом проблем:

Долгие сроки обработки заявок. Бумажные заявки часто теряются, задерживаются на этапе передачи между подразделениями или требуют дополнительного согласования. Это приводит к тому, что ремонт откладывается, а арендатор несет убытки из-за простоя оборудования, инженерных, инфраструктурных систем или иных некомфортных условий работы.
Отсутствие прозрачности взаимоотношений. Арендатор не может определить и отследить статус своего обращения, что создает непонимание и недоверие к арендодателю.
Ошибки в заполнении. Бумажные заявки часто содержат неточности или неполную информацию, что затрудняет диагностику проблемы или задачи и увеличивает время на ее решение. Для редактирования или уточнения нужной информации чаще всего требуется повторить весь путь взаимодействия.
Трудности в управлении инфраструктурой. Арендодателю сложно оперативно реагировать на запросы, особенно если речь идет о крупных объектах с множеством арендаторов. Это приводит к накоплению нерешенных проблем и ухудшению состояния объекта.

Цифровые личные кабинеты как решение

Современные технологии предлагают эффективные решения этих проблем – цифровые личные кабинеты для арендаторов и арендодателей. Специализированные системы позволяют автоматизировать процесс подачи и обработки обращений, обеспечивая прозрачность и оперативность взаимодействия, а как следствие решение возникающих задач.

Преимущества цифровых кабинетов:

Ускорение обработки заявок. Арендатор может подать заявку на ремонт или обслуживание, пропуск или разгрузку, подключение дополнительных мощностей через личный кабинет в любое время, без необходимости личного визита в офис арендодателя. Заявка поступает в систему управляющей компании, автоматически маршрутизируется на исполнителя, в зависимости от выбранного направления. Такой подход исключает задержки и потери заявок.
Прозрачность процесса. Арендатор видит статус и ответственных по заявке в режиме реального времени: принята ли она, на каком этапе выполнения находится, когда ожидать завершения работ. Это повышает доверие и снижает риск конфликтов. В системе также хранится полная история взаимодействия, которую при необходимости можно поднять и, например, разобрать спорную ситуацию.
Удобство для арендодателя. Арендодатель получает централизованную систему управления заявками, что позволяет планировать предупредительно-плановые работы, своевременно реагировать на инциденты, грамотно распределять ресурсы штатных сотрудников и подрядных компаний, контролировать выполнение обязательств, а также хранить историю обслуживания в разрезе каждого элемента инфраструктуры объекта.
Снижение количества ошибок. Цифровые формы заявок минимизируют вероятность ошибок благодаря обязательным полям и дополнительным подсказкам. На этапе формирования обращения арендатор может добавить фото или видео проблемы, что упрощает диагностику и планирование объема предстоящих работ сотрудниками УК.
Аналитика и планирование. Руководство управляющей компании может анализировать данные о заявках, выявлять часто повторяющиеся проблемы и эффективно планировать профилактические работы. Это, как минимум, снижает износ инженерных систем и увеличивает срок их службы, а также помогает грамотно сохранять коммерческую привлекательность объекта.

Подводя итоги

В условиях активного роста рынка индустриальной недвижимости и усложнения взаимодействия между арендаторами и арендодателями, традиционные методы коммуникации, становятся неэффективными. Они приводят к задержкам, недопониманию и дополнительным издержкам для обеих сторон. Однако когда «правила игры» оцифрованы, они становятся обоюдно удобным инструментом преодоления этих проблем.

Автоматизация рутинных процессов, прозрачность взаимодействия, удобство управления и возможность взглянуть на ситуацию целиком позволяют не только улучшить текущие отношения, но и повысить общую эффективность эксплуатации объектов. Внедрение таких технологий становится ключевым шагом к созданию устойчивой и комфортной среды для всех участников взаимодействия.